1. Contexte
CARE International, via son projet FENA (Femmes En Avant !), œuvre à renforcer la gouvernance et la durabilité des organisations locales engagées dans la défense des droits des femmes et des filles en Côte d’Ivoire. Ce projet s’adresse particulièrement aux organisations de soutien aux femmes marginalisées et vulnérables. Pour appuyer cet engagement, CARE International a identifié un besoin crucial : doter ses 17 organisations partenaires en Côte d'Ivoire d’un système de gestion intégré pour optimiser la gestion des ressources humaines, de la comptabilité et de l'archivage documentaire.
Jusqu'à présent, ces organisations utilisaient des processus manuels chronophages, souvent sources d'erreurs administratives, notamment dans le suivi du personnel et des finances. Ces limitations représentaient un frein pour la transparence, l'efficacité opérationnelle et la conformité aux exigences de gouvernance. La transformation digitale devenait ainsi indispensable pour renforcer les capacités des organisations locales et répondre aux standards de gestion de CARE International.
2. Objectifs du Projet
Pour répondre aux enjeux de CARE International et des ONG locales, le projet visait plusieurs objectifs clés :
- Réduction des délais de traitement : Accélérer le traitement de la paie et des tâches administratives pour maximiser l'efficacité et libérer du temps pour les missions de terrain.
- Centralisation des données : Créer une plateforme centralisée permettant aux 17 ONG de gérer le capital humain, les finances et les archives documentaires, tout en assurant la traçabilité et une visibilité accrue des données.
- Renforcement des compétences des utilisateurs : Former les utilisateurs de chaque organisation pour leur permettre d’utiliser efficacement le système, renforcer leur autonomie et répondre aux exigences de gouvernance de CARE International, en particulier dans le cadre des programmes de défense des droits des femmes et des filles.
3. Solution Proposée par VEONE
Pour répondre à ces besoins spécifiques, VEONE a déployé une solution complète et personnalisée sur la base de l’ERP Odoo, adaptée aux besoins uniques de CARE International et des ONG locales :
- VEONE HRM : une solution ERP RH sur mesure
VEONE HRM est un module de l’ERP Odoo développé par VEONE pour répondre aux spécificités de la législation ivoirienne, tout en intégrant les besoins de gestion des ONG. Ce progiciel couvre l’ensemble des opérations liées aux ressources humaines et à la comptabilité, depuis la gestion de la paie et des dossiers du personnel jusqu’au suivi financier et à l’archivage électronique. Conçue pour s’adapter aux exigences locales et fiscales, VEONE HRM est une solution intégrée et intuitive qui simplifie la gestion quotidienne, réduit les erreurs, et améliore la conformité aux régulations locales. - Personnalisation et implémentation
VEONE a mené une analyse approfondie des processus opérationnels de chaque organisation partenaire afin de personnaliser l’ERP Odoo pour les aligner avec les pratiques et besoins locaux. L’implémentation a été réalisée en veillant à une transition fluide, minimisant l'impact sur les opérations courantes et garantissant une adoption optimale. Un programme de formation exhaustif a été organisé pour assurer que chaque utilisateur soit pleinement opérationnel avec les nouvelles technologies et méthodes. - Formation et accompagnement
Pour garantir la réussite du projet, VEONE a formé les utilisateurs des ONG partenaires et leur a offert un accompagnement continu. Cela a permis de renforcer leurs compétences en gestion des ressources humaines et financières, de rendre le système accessible à tous, et de garantir une utilisation autonome et efficace.
4. Résultats Obtenus
Grâce à l’implémentation de VEONE HRM, les organisations partenaires de CARE International ont bénéficié de transformations majeures dans leur gestion interne et dans l'accomplissement de leurs missions :
- Optimisation et rapidité des processus
Avec VEONE HRM, le temps de traitement des salaires a été considérablement réduit, passant de deux semaines à seulement deux jours. Cette réduction de plus de 85 % a permis aux ONG de libérer du temps pour se concentrer davantage sur leurs missions. De plus, la diminution des erreurs administratives a renforcé la précision des données. - Centralisation et transparence des données
Le système de gestion centralisé permet désormais aux 17 ONG de CARE International de bénéficier d’une plateforme unique et fiable pour toutes les informations relatives aux ressources humaines et à la comptabilité. Cette centralisation garantit une traçabilité complète et une transparence accrue dans les opérations, renforçant ainsi la confiance des partenaires et des bénéficiaires. - Renforcement des capacités des utilisateurs
34 utilisateurs ont été formés à l'utilisation du système VEONE HRM, leur permettant de mieux gérer leurs opérations. Grâce à cette formation, les ONG locales sont aujourd’hui en mesure de répondre aux exigences de gouvernance et de transparence imposées par CARE International, renforçant ainsi l’impact des initiatives du projet FENA. - Amélioration de la conformité et de la gestion financière
La solution intégrée permet aux ONG de garantir la conformité avec les régulations fiscales et légales ivoiriennes, tout en optimisant la gestion de leurs ressources financières. La centralisation des finances et de la comptabilité contribue à un suivi rigoureux des dépenses, des paiements, et des budgets, renforçant ainsi la viabilité financière et la transparence de chaque organisation.
5. Conclusion
La solution VEONE HRM a transformé les opérations des 17 ONG partenaires de CARE International en Côte d’Ivoire, facilitant une gestion plus efficiente, transparente et conforme aux exigences de gouvernance. Grâce à cette modernisation, les ONG peuvent aujourd’hui se concentrer davantage sur leur mission principale : défendre et promouvoir les droits des femmes et des filles, en particulier les plus vulnérables, et renforcer les capacités locales pour un développement durable.
Pour les ONG, associations et organisations cherchant à moderniser leur gestion, VEONE propose une solution RH sur mesure avec VEONE HRM. Basée sur l’ERP Odoo et adaptée aux spécificités locales, VEONE HRM est conçue pour optimiser la gestion administrative et financière des organisations, garantissant une transparence accrue et une efficacité optimale. Contactez-nous pour découvrir comment VEONE HRM peut transformer votre gestion des ressources humaines et de la comptabilité, et contribuer à l’impact de vos actions.