Gestion du Capital HUMAIN : CARE

CARE International : Modernisation et Optimisation de la Gestion du Capital Humain et de la Comptabilité avec VEONE HRM

1. Contexte

Jusqu'à présent, ces organisations utilisaient des processus manuels chronophages, souvent sources d'erreurs administratives, notamment dans le suivi du personnel et des finances. Ces limitations représentaient un frein pour la transparence, l'efficacité opérationnelle et la conformité aux exigences de gouvernance. La transformation digitale devenait ainsi indispensable pour renforcer les capacités des organisations locales et répondre aux standards de gestion de CARE International.

2. Objectifs du Projet

Pour répondre aux enjeux de CARE International et des ONG locales, le projet visait plusieurs objectifs clés :

• Réduction des délais de traitement : Accélérer le traitement de la paie et des tâches administratives pour maximiser l'efficacité et libérer du temps pour les missions de terrain.
• Centralisation des données : Créer une plateforme centralisée permettant aux 17 ONG de gérer le capital humain, les finances et les archives documentaires, tout en assurant la traçabilité et une visibilité accrue des données.
• Renforcement des compétences des utilisateurs : Former les utilisateurs de chaque organisation pour leur permettre d’utiliser efficacement le système, renforcer leur autonomie et répondre aux exigences de gouvernance de CARE International, en particulier dans le cadre des programmes de défense des droits des femmes et des filles.

3. Solution Proposée par VEONE

Pour répondre à ces besoins spécifiques, VEONE a déployé une solution complète et personnalisée sur la base de l’ERP Odoo, adaptée aux besoins uniques de CARE International et des ONG locales :

• VEONE HRM : une solution ERP RH sur mesure
  VEONE HRM est un module de l’ERP Odoo développé par VEONE pour répondre aux spécificités de la législation ivoirienne, tout en intégrant les besoins de gestion des ONG. Ce progiciel couvre l’ensemble des opérations liées aux ressources humaines et à la comptabilité, depuis la gestion de la paie et des dossiers du personnel jusqu’au suivi financier et à l’archivage électronique. Conçue pour s’adapter aux exigences locales et fiscales, VEONE HRM est une solution intégrée et intuitive qui simplifie la gestion quotidienne, réduit les erreurs, et améliore la conformité aux régulations locales.
• Personnalisation et implémentation
  VEONE a mené une analyse approfondie des processus opérationnels de chaque organisation partenaire afin de personnaliser l’ERP Odoo pour les aligner avec les pratiques et besoins locaux. L’implémentation a été réalisée en veillant à une transition fluide, minimisant l'impact sur les opérations courantes et garantissant une adoption optimale. Un programme de formation exhaustif a été organisé pour assurer que chaque utilisateur soit pleinement opérationnel avec les nouvelles technologies et méthodes.
• Formation et accompagnement
  Pour garantir la réussite du projet, VEONE a formé les utilisateurs des ONG partenaires et leur a offert un accompagnement continu. Cela a permis de renforcer leurs compétences en gestion des ressources humaines et financières, de rendre le système accessible à tous, et de garantir une utilisation autonome et efficace.

4. Résultats Obtenus

Grâce à l’implémentation de VEONE HRM, les organisations partenaires de CARE International ont bénéficié de transformations majeures dans leur gestion interne et dans l'accomplissement de leurs missions :

• Optimisation et rapidité des processus
  Avec VEONE HRM, le temps de traitement des salaires a été considérablement réduit, passant de deux semaines à seulement deux jours. Cette réduction de plus de 85 % a permis aux ONG de libérer du temps pour se concentrer davantage sur leurs missions. De plus, la diminution des erreurs administratives a renforcé la précision des données.
• Centralisation et transparence des données
  Le système de gestion centralisé permet désormais aux 17 ONG de CARE International de bénéficier d’une plateforme unique et fiable pour toutes les informations relatives aux ressources humaines et à la comptabilité. Cette centralisation garantit une traçabilité complète et une transparence accrue dans les opérations, renforçant ainsi la confiance des partenaires et des bénéficiaires.
• Renforcement des capacités des utilisateurs
  34 utilisateurs ont été formés à l'utilisation du système VEONE HRM, leur permettant de mieux gérer leurs opérations. Grâce à cette formation, les ONG locales sont aujourd’hui en mesure de répondre aux exigences de gouvernance et de transparence imposées par CARE International, renforçant ainsi l’impact des initiatives du projet FENA.
• Amélioration de la conformité et de la gestion financière
  La solution intégrée permet aux ONG de garantir la conformité avec les régulations fiscales et légales ivoiriennes, tout en optimisant la gestion de leurs ressources financières. La centralisation des finances et de la comptabilité contribue à un suivi rigoureux des dépenses, des paiements, et des budgets, renforçant ainsi la viabilité financière et la transparence de chaque organisation.

5. Conclusion

La solution VEONE HRM a transformé les opérations des 17 ONG partenaires de CARE International en Côte d’Ivoire, facilitant une gestion plus efficiente, transparente et conforme aux exigences de gouvernance. Grâce à cette modernisation, les ONG peuvent aujourd’hui se concentrer davantage sur leur mission principale : défendre et promouvoir les droits des femmes et des filles, en particulier les plus vulnérables, et renforcer les capacités locales pour un développement durable.

Pour les ONG, associations et organisations cherchant à moderniser leur gestion, VEONE propose une solution RH sur mesure avec VEONE HRM. Basée sur l’ERP Odoo et adaptée aux spécificités locales, VEONE HRM est conçue pour optimiser la gestion administrative et financière des organisations, garantissant une transparence accrue et une efficacité optimale. Contactez-nous pour découvrir comment VEONE HRM peut transformer votre gestion des ressources humaines et de la comptabilité, et contribuer à l’impact de vos actions.

Gestion de Centre Médicale : WALE

Centre Médico-Social WALE : Une Transformation Digitale Globale pour la Gestion Médicale, Administrative et Financière grâce à VEONE

1. Introduction

Le Centre Médico-Social WALE, situé dans la capitale ivoirienne de Yamoussoukro, est un établissement de santé de proximité dédié aux populations locales à faibles ressources. En tant qu’acteur clé du système de santé régional, le centre veille à fournir des soins de santé abordables et de qualité, permettant ainsi de répondre aux besoins essentiels de la population en matière de santé publique.

2. Contexte et Enjeux

Le Centre WALE se confronte à des défis croissants en matière de gestion des soins, de sécurité des données et d’efficacité opérationnelle. La digitalisation est apparue comme une solution essentielle pour assurer la qualité des soins et optimiser la gestion des opérations, en particulier dans un environnement où la sécurité des données de santé est primordiale.

Enjeux principaux :

• Modernisation du parcours patient : Un besoin critique pour garantir un accueil fluide et un suivi personnalisé, de l’admission à la sortie.
• Centralisation et valorisation des données médicales : Pour un accès rapide aux informations médicales, facilitant la continuité des soins et la prise de décisions cliniques précises.
• Renforcement de la sécurité des données : Assurer la confidentialité des dossiers médicaux dans un contexte de cybersécurité exigeant.
• Optimisation de la gestion administrative et financière : Un enjeu majeur pour maintenir la viabilité financière et améliorer l’allocation des ressources.

3. La Solution de VEONE

VEONE a répondu à ces défis en implémentant une solution innovante et complète basée sur l’ERP Odoo, adaptée pour le secteur médical. Nous avons créé un Système d’Information Médical (SIM) sur mesure, capable de couvrir l’ensemble des opérations médicales, administratives, et financières du Centre WALE, tout en respectant les normes strictes de sécurité et de protection des données.

Composants et caractéristiques de la solution VEONE :

• ERP Odoo pour la santé : Un module de gestion médicalisé, configuré pour assurer une communication et une interaction fluides entre les différents départements, incluant l’accueil, la médecine générale, les spécialités, le laboratoire, l’imagerie, la pharmacie, et les finances.
• Gestion centralisée des données : Une plateforme unique pour accéder et gérer les informations critiques en temps réel, améliorant ainsi la coordination interservices et assurant une qualité de soin accrue.
• Fonctionnalités de sécurité avancées : La journalisation des accès, le contrôle des droits utilisateurs, et la protection des données sensibles offrent une conformité totale aux normes internationales de protection des données de santé.
• Automatisation des processus financiers : VEONE a intégré un module de gestion financière complet, permettant la centralisation de la facturation, le suivi des paiements, et une meilleure gestion de la trésorerie.

4. Résultats obtenus

L’implémentation du SIM par VEONE a permis de transformer le Centre WALE en un modèle d’efficacité et de sécurité pour les établissements de santé régionaux.

• Amélioration de la prise en charge des patients : Le centre peut désormais suivre le parcours de chaque patient, de l’admission jusqu’à la sortie, assurant ainsi une continuité des soins optimale. Cette traçabilité renforce également la capacité des médecins à fournir des soins personnalisés et à réduire les risques d’erreurs médicales.
• Gestion optimisée des stocks et de l’approvisionnement en médicaments : Grâce à la visibilité en temps réel des stocks, le centre peut mieux anticiper ses besoins, éviter les pénuries et optimiser ses coûts d’achat.
• Base de données centralisée et accessible : Une base de données structurée et actualisée permet de garder un historique médical détaillé pour chaque patient, garantissant une continuité des soins efficace et un accès rapide aux informations lors de chaque consultation.
• Rapports en temps réel pour la gouvernance : Les équipes du centre disposent désormais de rapports médicaux et financiers complets pour évaluer les indicateurs clés et ajuster leurs stratégies en temps réel. Ces rapports permettent également de répondre efficacement aux exigences de transparence et de suivi imposées par le ministère de la Santé.
• Renforcement de la santé financière : En automatisant la facturation et le suivi des paiements, le centre a optimisé ses flux de trésorerie et renforcé le contrôle de ses finances. Les ressources sont mieux allouées, contribuant ainsi à une pérennité financière accrue de l’établissement.

5. Défis rencontrés et solutions apportées

Dans la mise en œuvre de cette solution, VEONE a dû relever certains défis :

• Sensibilisation et formation des utilisateurs : Le personnel médical et administratif a suivi un programme de formation intensif pour adopter la solution numérique et intégrer les nouvelles pratiques. VEONE a mis en place un accompagnement personnalisé pour s'assurer d'une transition fluide vers le SIM.
• Personnalisation du module de sécurité : Afin de garantir la sécurité des données sensibles, VEONE a ajusté les configurations d’Odoo pour inclure une gestion pointue des autorisations d’accès et des mesures de protection conformes aux normes en vigueur.

6. Impact global et retour sur investissement

Grâce à la solution intégrée de VEONE, le Centre WALE a pu améliorer significativement la qualité de ses soins tout en assurant une gestion plus efficiente des ressources humaines et financières. Le retour sur investissement est manifeste, avec des bénéfices mesurables pour les patients et l’équipe administrative, et une résilience accrue face aux défis de la cybersécurité et des contraintes budgétaires.

7. Conclusion

Le Centre Médico-Social WALE bénéficie désormais d’un Système d’Information Médical avancé, adapté à ses besoins, qui assure une meilleure gestion des soins, une sécurité des données optimisée et une santé financière renforcée. Cette solution déployée par VEONE illustre le potentiel de transformation des établissements de santé grâce à l’innovation numérique.

Pour les centres médicaux et hôpitaux désireux d'optimiser leur gestion, VEONE offre une solution complète basée sur l'ERP Odoo, capable d’apporter les mêmes bénéfices en termes de qualité de soin, d'efficacité opérationnelle et de sécurité des informations. N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir comment nos solutions peuvent vous accompagner dans la transformation digitale de votre établissement et contribuer à une meilleure santé pour tous.

Processus Métiers : ESTIA ENERGIE

Estia Synergie : Optimisation des Processus d'Achats et de Stock avec l'Expertise de VEONE

1. Introduction

2. Analyse de la Maturité Digitale

Avant de déployer la solution, VEONE a mobilisé une équipe d'experts fonctionnels et techniques pour évaluer la maturité digitale d'Estia Synergie dans ses différents pays d’opération, afin de s'assurer que la solution ERP proposée réponde aux besoins spécifiques de chaque site.

• Analyse approfondie des sites en Côte d'Ivoire et au Cameroun : En s’appuyant sur son expérience en digitalisation pour des entreprises internationales, VEONE a réalisé une évaluation complète des processus opérationnels d’Estia Synergie dans ces deux pays. Cette analyse a révélé des processus manuels ralentissant les opérations, notamment en matière d’achats et de gestion des stocks, et a permis d'identifier les axes d'automatisation pour maximiser l'efficacité et le retour sur investissement.

3. Solution Proposée par VEONE

En se basant sur une analyse fonctionnelle approfondie, VEONE a conçu et déployé une solution ERP sur mesure pour Estia Synergie, basée sur Odoo et configurée en mode multi-société. Cette approche permet une gestion centralisée des opérations tout en respectant les spécificités de chaque entité dans différents pays.

• Implémentation de l’ERP Odoo en mode multi-société : VEONE a configuré Odoo pour permettre une gestion consolidée des opérations entre les sites de Côte d'Ivoire et du Cameroun. La configuration multi-société permet à Estia Synergie d'avoir une vue d’ensemble de ses activités tout en permettant à chaque site de gérer ses opérations de façon autonome. Cette configuration offre transparence et efficacité, deux éléments cruciaux pour une entreprise répartie sur plusieurs marchés.
• Automatisation des processus métiers : En intégrant des workflows automatisés pour la gestion des achats, des stocks, de la comptabilité et de l’approvisionnement, VEONE a éliminé les tâches manuelles répétitives, augmentant ainsi l'efficacité et réduisant les délais de traitement. L'automatisation a également permis d’améliorer la visibilité globale et la précision des opérations, contribuant à une prise de décision plus rapide et éclairée.

4. Résultats Obtenus

L’intégration d’Odoo en mode multi-société par VEONE a généré des résultats significatifs pour Estia Synergie, tant en termes d’efficacité opérationnelle que de rentabilité.

• Efficacité accrue des opérations : Grâce aux workflows automatisés et à la configuration multi-société, les processus d'achats et de gestion des stocks sont devenus plus rapides et plus fiables. Estia Synergie peut désormais suivre ses opérations en temps réel, avec une réactivité accrue pour chaque site.
• Centralisation et transparence des données : L'ERP multi-société centralise toutes les données opérationnelles dans une plateforme unique, offrant une traçabilité complète des activités et une transparence des opérations pour chaque entité. Cette centralisation permet une analyse et un suivi plus précis, facilitant la conformité et le contrôle.
• Réduction des erreurs et optimisation des ressources : En automatisant les tâches répétitives et en éliminant les processus manuels, Estia Synergie a considérablement réduit les erreurs humaines, optimisé ses ressources et réduit les coûts. L’ERP a ainsi contribué à une meilleure gestion des ressources, favorisant une rentabilité accrue de l’entreprise.

5. Conclusion

La solution ERP multi-société d’Odoo déployée par VEONE a transformé les opérations d'Estia Synergie, permettant une gestion plus efficace et transparente, renforçant ainsi sa compétitivité et sa capacité à répondre aux exigences de ses marchés multi-sites. VEONE a pu ainsi démontrer son expertise dans l’optimisation des processus d’achats et de gestion des stocks pour les entreprises internationales.

Invitation

VEONE invite les entreprises multi-sites à découvrir comment l'ERP Odoo, configuré en mode multi-société et soutenu par une équipe d'experts techniques et fonctionnels, peut simplifier leurs processus, améliorer leur efficacité et soutenir une croissance durable.